Werken als medewerker ondersteuning bij cluster Veiligheid betekent:
Dat je een natuurlijke antenne hebt voor wat speelt binnen de teams van het cluster en weet waar qua ondersteuning behoefte aan is.
Dat je energie krijgt van dynamiek en afwisseling en dat je zorgt voor een goede en positieve sfeer.
Dat je goed kan organiseren en plannen, van bijeenkomst tot proces, en je goed bent in het behouden van overzicht.
De kern van jouw functie
In de rol van medewerker ondersteuning bied jij ondersteuning aan verschillende teams binnen Cluster Veiligheid door het uitvoeren van ondersteunende en administratieve werkzaamheden. Je hebt een uitdagende en brede functie in een dynamische werkomgeving waar je een veelheid aan onderwerpen voorbij ziet komen. Je houdt je daarvoor bezig met de volgende werkzaamheden:
Het voorbereiden van overleggen, het inplannen hiervan en het vastleggen en bewaken van de afspraken. Je stemt dit af met de opdrachtgever en informeert actief over de voortgang.
Het organiseren van verschillende bijeenkomsten/evenementen waarbij je ook zorgt dat iedereen aanwezig kan zijn.
Het afstemmen en organiseren van overleggen voor evenementen zoals bijv. Mysteryland. Je zorgt voor het tijdig aanleveren van input door externen en bewaakt deze termijnen. Je stelt de agenda samen, notuleert tijdens het overleg en zorgt ervoor dat deze op tijd worden verzonden.
Het ondersteunen bij de afhandeling van WOO (Wet Open Overheid) verzoeken, het verzamelen van informatie en het controleren en verwijderen van privacygevoelige informatie.
Het ondersteunen bij project- en werkgroepen, denk hierbij . aan zaken rond het thema Zorg en Veiligheid. Je stemt af met de collega’s over de gewenste aanpak, doet voorstellen om te komen tot een oplossing. Je verzorgt de overleggen en je bent verantwoordelijk voor het bijhouden en bewaken van de actielijst.
Het optimaliseren van informatieopslag door gebruik van MS Teams en Sharepoint en het vergroten van de efficiency bij de overleggen, processen en werkgroepen waar je betrokken bij bent.
Lees hier meer
