Jobid=09ea0dc46380 (0.1008)
Afdelingsassistent
Business Assistent(e)
Als Business Assistent(e) werk je samen met de afdelingsmanager voor het Registratie en Development Team. Vind jij het leuk om binnen Bayer in een inspirerend en hecht team samen te werken? Om te structureren, te plannen, te organiseren, mee te werken aan verschillende projecten en om voortdurend op de hoogte te zijn van alles wat er binnen het team speelt, het aanspreekpunt te zijn en om alle ballen in de lucht te houden? Dan hebben wij de juiste vacature voor je als Business Assistent(e)
Het Development en Registratie team houden zich hoofdzakelijk bezig met het ontwikkelen en (her)registeren van het bestaande portfolio op het gebied van gewasbescherming. Leveren tal ondersteunende activiteiten, voor interne en externe klanten. De werksfeer is informeel. Je maakt deel uit van een jong team, Het betreft een functie voor minimaal 32 uur per week, de werkdagen worden in overleg vastgesteld.
In deze afwisselende en drukke functie gaat het in de kern om de onderstaande werkzaamheden:
• Correspondentie beheren en organiseren, prioriteren van elektronische inbox en afhandelen van telefoonverkeer
• Ondersteuning bij het agendabeheer van de afdeling, zoals het plannen, agenderen en coördineren van afspraken, stellen van prioriteiten en attenderen op nakoming van afspraken
• Vergaderingen en bijeenkomsten plannen, organiseren en notuleren, (mede) opstellen een agenda, zorgen voor distributie van de vergaderstukken en bewaken van vervolgacties
• Het boeken van reizen en overnachtingen
• Het budget bewaken door accurate verwerking van offertes, orders en tijdige signalering van verschillen
• Het uitvoeren van algemene administratieve werkzaamheden
• Structureren, documenteren en archiveren van informatie, dossiers actueel houden en bewaken van de kwaliteit, actualiteit en overzicht van het (digitaal) archief
• Administreren, controleren en verzenden van gewasbeschermingsmiddelen
• Bijhouden van administratieve systemen en verzorgen van (management) rapportages
• Fungeren als aanspreekpunt voor vragen van in- en externe klanten of doorverwijzen naar de juiste persoon
• Projectondersteuning bij afdelingsspecifieke onderwerpen.
• Afdelingsspecifieke ondersteuning aan beide teams
• Het aanmaken van inkooporders en het afhandelen van facturen
• Het aanvragen/aanmaken van leverancier nummers, het controleren en het afhandelen van aankopen met afdelingscreditkaart.
Wij vragen
• Je hebt minimaal MBO+ werk- en denkniveau en ruime ervaring als management of afdelingsassistent
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift
• Uitstekende communicatieve vaardigheden.
• Goede en actuele kennis van de Microsoftpakket zoals Word, Excel, Outlook
• Het is belangrijk dat je proactief bent, servicegericht en zelfstandig kunt werken, waarbij je zelf ook zaken kunt voorstellen om op te pakken
• Je bent goed in organiseren, ordenen, plannen en prioriteiten stellen.
• Het bestellen van kantoorartikelen
Deel deze vacature: